Prozessorientiertes Controlling öffentlicher Großprojekte

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Für die Neu- und Ausbaustrecke Karlsruhe-Basel, Projektabschnitt "Katzenbergtunnel", gelten beim operativen technischen Kostencontrolling eine Reihe von Prämissen, um den Anforderungen zu genügen.

Das Controlling muss:

• sichere Prognosen der Bauzeit ermöglichen (Inbetriebnahme)
• sichere Prognosen zur zeitlichen Entwicklung des Finanzmittelbedarfs erstellen
• Informationen zur Koordination der Beteiligten zeitnah und dezentral bereitstellen
• zeitliche Einflüsse bei langen Projektlaufzeiten berücksichtigen (Teuerung)
• nutzbare Chancen und vermeidbare Risiken aufzeigen
• eine hohe Zuverlässigkeit der Informationen auch bei teilweise unsicherer Datengrundlage sicherstellen (kontrollierte Unschärfe) und
• den revisionssicheren Nachweis der Finanzmittelverwendung sicherstellen.

Mit der von der sfirion AG entwickelten Methodik eines durchgängigen, prozessorientierten und proaktiven Controllings lassen sich diese Ziele erreichen. Die häufig praktizierte Trennung von Kosten- und Terminsteuerung leistet dies nicht. Nur bei entsprechender Kopplung können erkannte Probleme vorausschauend bewertet und erforderliche Steuerungsmaßnahmen frühestmöglich wirksam eingeleitet werden.

Hierfür bedarf es:

• einer konsequenten Projektstruktur, sodass übersichtliche und handhabbare Bau- und Kostenelemente entstehen
• der Verknüpfung von Kostenelementen mit den Vorgängen des Bauablaufplans (prozessorientierte Soll-Vorgaben)
• der Verknüpfung aller wesentlichen Dokumente mit den Prozessen (Dokumentenmanagement)
• einer einfachen und transparenten Verwaltung von Änderungen hinsichtlich zeitlicher und finanzieller Auswirkungen (Vertragsmanagement)
• einer aktuellen Dokumentation und Analyse des Baufortschritts (Ist-Daten-Management)
• eines effizienten Regelkreises für die Steuerung von Kosten und Terminen (Soll-Ist-Vergleiche für das Prozessmanagement) und
• der Konsistenz aller Daten (Datenqualität).

Ein effektives Controlling ist auf Vertragsebene zu grob, auf der LV-Positionsebene zu fein und zu aufwendig. Rückschlüsse auf den Leistungsstand sind fehlerbehaftet, da Aufmaße und Abschlagsrechnungen nicht den tatsächlichen Bauablauf widerspiegeln. Eine verbesserte Kostenkontrolle, insbesondere im Hinblick auf die zeitliche Entwicklung, muss daher auf den handhabbaren Elementen der Kostenplanung aufsetzen und wird durch eine konsequente Verbindung mit den Vorgängen des Bauablaufes erreicht. Zwar besteht kein einfacher Zusammenhang zwischen Kostenelementen und Ablaufvorgängen, jedoch kann dieses Problem vereinfacht oder sogar aufgelöst werden, indem man zwischen diese Elemente eine weitere Ebene einfügt – das Fertigungselement. Fertigungselemente werden aus Kostenelementen gewonnen, indem man diese nach ablauftechnischen Gesichtspunkten zerlegt. Dies ist i. d. R. verbunden mit einer präzisen räumlichen Lokalisierung. Während die Kostenelemente noch weitgehend global definiert werden, beinhalten die Fertigungselemente – wie Ablaufvorgänge auch – eine räumliche oder auch funktionale Einordnung in den Projektkontext. In einem zweiten Schritt werden dann die gebildeten Fertigungselemente den Vorgängen des Bauablaufplanes (Prozesse) zugeordnet. Dadurch erhalten auch die Ablaufvorgänge eine bessere Qualität, da damit auch automatisch Mengen- und Kosteninformationen mit übergeben werden. Sie werden damit zu Prozessen qualifiziert, die hinsichtlich Output-Menge, notwendigen Ressourcen, Leistungswerten, Dauer und Kosten präzise definiert sind. Im Ergebnis erhält man Prozesse, die alle wichtigen Kosteninformationen tragen. Damit wird es möglich, mit dem von der sfirion AG entwickelten und vertriebenen Werkzeugen den zeitlichen Verlauf der Kosten sowohl für das Gesamtprojekt als auch für isolierte Prozesse zu prognostizieren. Mit zunehmendem Projektfortschritt entstehen schließlich immer mehr "gesicherte" Daten aus dem Bau-Ist. Diese können nun dazu verwendet werden, die Prognose zu verbessern. Dazu ist es jedoch erforderlich, auch die Ist-Daten auf Basis der Vorgänge zu ermitteln. Dies ist möglich durch den Einsatz des elektronischen Bautagebuches sfirion journal, das auf den vordefinierten Ablaufvorgängen aufbaut und alle Aktivitäten täglich auf Basis dieser Prozesse protokolliert. Damit werden auch die Defizite der Ist-Erfassung über das Leistungsverzeichnis beseitigt. Mit den strukturiert erfassten Ist-Daten können für jeden Prozess anhand des tatsächlich erreichten Baufortschritts eine neue Dauer und die weiteren Effekte auf den gesamten Ablauf ermittelt werden. Mit dieser Vorgehensweise wird eine neue Qualität im Projekt-Controlling erreicht. Durch die Integration von Kosten und Terminen und die Auswertung der Ist-Daten können zuverlässige Prognosen hinsichtlich des Zeitbedarfs und der Kostenentwicklung erstellt werden. Diese Prognosen lassen sich zudem zeitnah, d. h. prinzipiell täglich, erstellen. Somit wird der Projektleitung ein effizientes Werkzeug für die Projektsteuerung an die Hand gegeben.