Alle relevanten Projektdaten im Blick

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Arbeitsalltag in Ingenieur- und Architekturbüros: Wie ist der Status von Projekt x? Ist der Budgetrahmen überschritten? Welche Teilaufgaben wurden schon von wem erledigt? Welche Dokumente wurden schon erstellt? Wer hat Zugriff auf die Dokumente? Gibt es neue Anforderungen seitens des Kunden? Welche Termine stehen an? Um sich einen kompletten Überblick zu verschaffen, müssen zumeist das E-Mail-System, die Projektmanagementsoftware und das Filesystem konsultiert werden. Damit ist man aber immer noch nicht auf dem Laufenden, wenn ein Kollege die letzte Kommunikation mit dem Kunden hatte oder die neuste CAD-Datei auf seinem lokalen Laufwerk gespeichert ist. Die Sta*Ware GmbH beschäftigt sich seit über zehn Jahren mit den Bedürfnissen von Ingenieur- und Architekturbüros. Die Ergebnisse fließen in das Softwarepaket InfoCenter und es wird weiterhin mit den Kunden von Sta*Ware optimiert. Das InfoCenter umfasst sowohl die Informationsverteilung und das Vorgangs- bzw. Dokumentenmanagement als auch die kompletten kaufmännischen Funktionen wie Kalkulation, Projektplanung und -steuerung sowie Zeiterfassung inklusive Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungslösungen.

E-Mail und Dokumente integriert

Die InfoCenter-Vorgänge bilden die Klammer für jeweils in beliebiger Anzahl enthaltene E-Mails, Dokumente, Notizen, Termine, Checklisten, Beteiligte und weitere CRM- und ERP-Daten. Wichtig dabei ist, dass durchgängige Prozesse abgebildet werden, um doppelte Datenhaltung zu vermeiden und barrierefreien Informationsaustausch zu ermöglichen. So entwickelte die Sta*Ware GmbH auch einen eigenen E-Mail-Client mit einer halbautomatischen Erkennung von Vorgangs- und Projektzugehörigkeit. Bei Antwort-E-Mails wird immer der Bezug zum Ausgangsvorgang erstellt. Bei neuen E-Mails kann der Anwender aus einer überschaubaren Liste von möglichen Vorgängen und Projekten wählen, die in Frage kommen. Über den Vorgangsbezug sind sofort der komplette Zusammenhang und die historische Abfolge des E-Mail-Aus- und -Eingangs für alle Mitglieder des Projektteams und Vorgangsbeteiligte ersichtlich. Ähnlich verhält es sich mit den Dokumenten. Außer dem Vorgangsbezug enthält das integrierte Dokumentenmanagement noch weitere Vorzüge. So ermöglicht der implementierte Check-In- und Check-Out-Mechanismus das gleichzeitige Öffnen und Bearbeiten eines Dokumentes durch mehrere Anwender. Es sichert im Bedarfsfall auch Dokumente in der Unternehmens-Datenbank gegen das Überschreiben von anderen Nutzern. So kann bei einem Außentermin beim Kunden ein Dokument exportiert und nach dem Meeting aktualisiert in die Datenbank abgelegt oder ein fertiges Dokument final gespeichert werden.

Projekte optimal managen

Für den Projektleiter stellt das InfoCenter alle notwendigen Werkzeuge zur Verfügung. Sowohl der Projektplan als auch der Status einzelner Aufgaben und Vorgänge innerhalb eines laufenden Projekts lassen sich in sogenannten GANTT-Diagrammen darstellen. Zusätzliche Aufgaben können darin per Drag & Drop eingefügt oder laufende Arbeitsschritte umdisponiert werden. Die integrierte Feinplanungsfunktion der Software aktualisiert dabei die zeitliche Abfolge aller Aktivitäten. Auf diese Weise ist der Projektleiter immer über den Projektfortschritt informiert und Engpässe und Terminüberschreitungen werden sichtbar. Das InfoCenter verteilt die notwendigen Arbeitsvorgänge auf die Projektlaufzeit und prüft gleichzeitig, ob der geplante Endtermin erreichbar ist. Ein Vorteil der Sta*Ware-Lösung ist, dass der Projektleiter die erledigten Arbeitsschritte nicht per Hand markieren muss. Der Status der einzelnen Vorgänge wird von dem jeweiligen Mitarbeiter gepflegt. Des Weiteren lässt sich mithilfe des Zeiterfassungsmoduls der Zeitaufwand für eine bestimmte Arbeit über den firmeninternen Stundensatz in Echtzeit auf die entsprechenden Projekte verbuchen. Ebenso kann der Zeitaufwand aber auch in Anlehnung an eine externe Preisliste für die spätere Fakturierung gekennzeichnet werden. Die Definition der Preisliste erfolgt dabei nach Kunde, Kundengruppe, Mitarbeiter, Ressourcenpool, Tätigkeit, Projekt, Kostenart oder in beliebiger Kombination. Preislisten können mit Staffeln und in Fremdwährung geführt werden. Projektleiter und Controller erhalten auf diese Weise sofort, ohne eigene Berechnungsläufe und mit hoher Transparenz, die aktuellen Kostenstände von Projekten und können bereits im laufenden Projekt eventuelle Fehlentwicklungen erkennen. Dies erlaubt bei geänderten Kennzahlen oder Verzögerungen eine flexible Neuplanung mit Zeiterfassung und Anzeige der Ressourcenauslastung sowie des Projektfortschritts und der Kostenentwicklung.

Mobiler Datenabgleich

Das Sta*Ware InfoCenter unterstützt auch mobile Endgeräte. Es stellt einen Synchronisationsmechanismus für ausgewählte Objekte wie Kontakte, Adressen, Termine, Notizen, Aufgaben und E-Mails zur Verfügung. Die eigentliche Synchronisation erfolgt über einen auf der Datenbank angeschlossenen Synthesis SyncML Server. Die Darstellung der synchronisierten Objekte erfolgt auf den mobilen Endgeräten mit der bereits vorinstallierten Software.